| Nächste Überarbeitung | Vorhergehende Überarbeitung |
| beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen [2026/03/19 22:40] – angelegt storck | beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen [2026/03/19 22:43] (aktuell) – storck |
|---|
| Der Geltungsbereich erstreckt sich auf **//[alle Arbeitsgruppen im Institut, gesamte Organisationseinheiten]//**. | Der Geltungsbereich erstreckt sich auf **//[alle Arbeitsgruppen im Institut, gesamte Organisationseinheiten]//**. |
| |
| Für den Prozess ist die [[funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung| Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// verantwortlich. | Für den Prozess ist die [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung| Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// verantwortlich. |
| |
| ===== - Ablauf ===== | ===== - Ablauf ===== |
| ==== - Neue Kennzahlen ==== | ==== - Neue Kennzahlen ==== |
| |
| Die [[funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung|Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// legt zusammen mit den Prozessverantwortlichen die Kennzahlen fest, einschließlich dem übergeordneten Ziel, der Messmethode und der Zielwerte (Qualitätsziele). In den Prozessbeschreibungen sind die direkt einem Prozess zugeordneten Kennzahlen in einem separaten Kapitel definiert (siehe [[prozessbeschreibung:kennzahlen#kennzahlen| Kennzahlen]]). | Die [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung|Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// legt zusammen mit den Prozessverantwortlichen die Kennzahlen fest, einschließlich dem übergeordneten Ziel, der Messmethode und der Zielwerte (Qualitätsziele). In den Prozessbeschreibungen sind die direkt einem Prozess zugeordneten Kennzahlen in einem separaten Kapitel definiert (siehe [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen#kennzahlen| Kennzahlen]]). |
| |
| Alle Kennzahlen und die Zielwerte (Qualitätsziele) werden zusammen mit den erreichten Werten in dem [[aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] geführt. | Alle Kennzahlen und die Zielwerte (Qualitätsziele) werden zusammen mit den erreichten Werten in dem [[beispiel_qms:aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] geführt. |
| |
| ==== - Erheben der Kennzahlen ==== | ==== - Erheben der Kennzahlen ==== |
| |
| Grundsätzlich sind die Prozessverantwortlichen für das Erheben der Kennzahlen für ihren Prozess verantwortlich. Es können aber auch andere Funktionsträger*innen, wie z.B. die [[funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung|Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// oder der*die [[funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte]] als verantwortlich für die Erhebung bestimmt und entsprechend dokumentiert werden. | Grundsätzlich sind die Prozessverantwortlichen für das Erheben der Kennzahlen für ihren Prozess verantwortlich. Es können aber auch andere Funktionsträger*innen, wie z.B. die [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung|Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// oder der*die [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte]] als verantwortlich für die Erhebung bestimmt und entsprechend dokumentiert werden. |
| |
| Je nach Art und Umfang der Kennzahlen werden diese, entsprechend der angegebenen Messmethode, aus den EDV-Daten generiert oder separat erhoben. Das Zusammenstellen der Daten zu Kennzahlen erfolgt mindestens jährlich, jeweils zum Beginn des folgenden Jahres. | Je nach Art und Umfang der Kennzahlen werden diese, entsprechend der angegebenen Messmethode, aus den EDV-Daten generiert oder separat erhoben. Das Zusammenstellen der Daten zu Kennzahlen erfolgt mindestens jährlich, jeweils zum Beginn des folgenden Jahres. |
| ==== - Auswertung ==== | ==== - Auswertung ==== |
| |
| Zu Beginn eines Jahres und bei Bedarf werden die Qualitätsziele für das vergangene Jahr zusammengefasst. Die Verantwortlichen für die Ermittlung der Kennzahlen übermitteln diese an die*den [[funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]], die*der diese in das [[aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] einträgt. | Zu Beginn eines Jahres und bei Bedarf werden die Qualitätsziele für das vergangene Jahr zusammengefasst. Die Verantwortlichen für die Ermittlung der Kennzahlen übermitteln diese an die*den [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]], die*der diese in das [[beispiel_qms:aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] einträgt. |
| |
| In einer Besprechung mit der [[funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung| Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// werden die Kennzahlen und das Erreichen der Qualitätsziele besprochen. Gegebenenfalls werden die Kennzahlen und Zielwerte (Qualitätsziele) für das folgende Jahr der aktuellen Situation angepasst. | In einer Besprechung mit der [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:wissenschaftliche_beschaeftigte:oberste_leitung| Leitung]] //**[des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y]**// werden die Kennzahlen und das Erreichen der Qualitätsziele besprochen. Gegebenenfalls werden die Kennzahlen und Zielwerte (Qualitätsziele) für das folgende Jahr der aktuellen Situation angepasst. |
| |
| Die Qualitätsziele werden auch in die [[prozessbeschreibung:managementbewertung|Managementbewertung]] mit aufgenommen. | Die Qualitätsziele werden auch in die [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:managementbewertung|Managementbewertung]] mit aufgenommen. |
| |
| ===== - Risiken und Chancen ===== | ===== - Risiken und Chancen ===== |
| |
| ^ Teilablauf ^ Risiko/Fehler ^ Folgen ^ Ursachen ^ Maßnahmen ^ Chancen* ^ | ^ Teilablauf ^ Risiko/Fehler ^ Folgen ^ Ursachen ^ Maßnahmen ^ Chancen* ^ |
| | [[prozessbeschreibung:kennzahlen#neue_kennzahlen| Neue Kennzahlen]] | Zielwert (Qualitätsziele) wird nicht praxisgerecht festgelegt | Qualitätsziele wird nicht erreicht oder stark überschritten, Kennzahlen helfen nicht beim Lenken der Prozesse | Zu wenig Erfahrung bei der Festlegung | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, systematischer interner Erfahrungsaustausch, Know-how Transfer | Praxisgerechte Qualitätsziele | | | [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen#neue_kennzahlen| Neue Kennzahlen]] | Zielwert (Qualitätsziele) wird nicht praxisgerecht festgelegt | Qualitätsziele wird nicht erreicht oder stark überschritten, Kennzahlen helfen nicht beim Lenken der Prozesse | Zu wenig Erfahrung bei der Festlegung | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, systematischer interner Erfahrungsaustausch, Know-how Transfer | Praxisgerechte Qualitätsziele | |
| | [[prozessbeschreibung:kennzahlen#erheben_der_kennzahlen| Erheben der Kennzahlen]] | Eine Kennzahl wird nicht vollständig erhoben | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht auswertbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den [[funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]] | Vollständige Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse | | | [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen#erheben_der_kennzahlen| Erheben der Kennzahlen]] | Eine Kennzahl wird nicht vollständig erhoben | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht auswertbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]] | Vollständige Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse | |
| | [[prozessbeschreibung:kennzahlen#auswertung| Auswertung]] | Kennzahlen werden nicht oder nicht rechtzeitig ausgewertet | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht nutzbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den [[funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]] | Vollständige Auswertung der Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse | | | [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:kennzahlen#auswertung| Auswertung]] | Kennzahlen werden nicht oder nicht rechtzeitig ausgewertet | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht nutzbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r|Qualitätsmanagementbeauftragte*n]] | Vollständige Auswertung der Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse | |
| * = Bewertung der durchgeführten Maßnahmen und daraus abgeleitete Chancen | * = Bewertung der durchgeführten Maßnahmen und daraus abgeleitete Chancen |
| |
| ===== 4. Kennzahlen ===== | ===== 4. Kennzahlen ===== |
| Die folgenden Kennzahlen dienen zum Führen der Prozesse und beschreiben Grundlagen der Qualitätsziele. Die Zielgrößen werden im [[aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] geführt und fließen auch in die [[prozessbeschreibung:managementbewertung|Managementbewertung]] mit ein. | Die folgenden Kennzahlen dienen zum Führen der Prozesse und beschreiben Grundlagen der Qualitätsziele. Die Zielgrößen werden im [[beispiel_qms:aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] geführt und fließen auch in die [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:managementbewertung|Managementbewertung]] mit ein. |
| ^ # ^ Informationen zu den Kennzahlen ^^ | ^ # ^ Informationen zu den Kennzahlen ^^ |
| | ||| | | ||| |
| ^ ::: | Anzahl der Kennzahlen, die nicht Ende Januar zur Verfügung stehen | 0 | | ^ ::: | Anzahl der Kennzahlen, die nicht Ende Januar zur Verfügung stehen | 0 | |
| ^ ::: ^ Messmethode ^ Verantwortlich für Erhebung ^ | ^ ::: ^ Messmethode ^ Verantwortlich für Erhebung ^ |
| ^ ::: | Im [[aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] wird Ende Januar der Tab für das vergangene Jahr geöffnet und alle nicht ausgefüllten Istwerte gezählt. Hierbei wird Kennzahl 1 der [[prozessbeschreibung:managementbewertung|]] nicht mitgezählt, da diese Kennzahl erst zu Ende Februar erhoben wird. Für die Kennzahl 1 aus der [[prozessbeschreibung:managementbewertung|]] wird die Eintragung aus dem vorvergangenen Jahr geprüft, ob diese bis Ende Februar des vergangenen Jahres eingetragen wurde und falls nicht zu der ermittelten Anzahl addiert. | [[funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r| Qualitätsmanagementbeauftragte]] | | ^ ::: | Im [[beispiel_qms:aktenschrank:kennzahlen:kennzahlen|]] wird Ende Januar der Tab für das vergangene Jahr geöffnet und alle nicht ausgefüllten Istwerte gezählt. Hierbei wird Kennzahl 1 der [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:managementbewertung|]] nicht mitgezählt, da diese Kennzahl erst zu Ende Februar erhoben wird. Für die Kennzahl 1 aus der [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:managementbewertung|]] wird die Eintragung aus dem vorvergangenen Jahr geprüft, ob diese bis Ende Februar des vergangenen Jahres eingetragen wurde und falls nicht zu der ermittelten Anzahl addiert. | [[beispiel_qms:funktionsbeschreibung:beauftragte_beschaeftigte:qualitaetsmanagementbeauftragte_r| Qualitätsmanagementbeauftragte]] | |
| |
| ===== 5. Mitgeltende Dokumente und Freigabe ===== | ===== 5. Mitgeltende Dokumente und Freigabe ===== |
| Mitgeltende Dokumente | Mitgeltende Dokumente |
| * [[formblatt:kennzahlen]] | * [[beispiel_qms:formblatt:kennzahlen]] |
| * [[prozessbeschreibung:managementbewertung|]] | * [[beispiel_qms:prozessbeschreibung:managementbewertung|]] |
| |
| Die Freigabe des Dokumentes, inklusive bestätigender Person und Zeitpunkt, wird am Anfang des Dokumentes geführt. | Die Freigabe des Dokumentes, inklusive bestätigender Person und Zeitpunkt, wird am Anfang des Dokumentes geführt. |
