Funktionsbeschreibung: IT-Beauftragte*r

Die*der IT-Beauftragte ist für informationstechnologische Fragestellungen zuständig und arbeitet mit dem Geschäftsbereich IT zusammen. Sie informieren, beraten und erkennen Handlungsbedarfe. Bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung von Standards engagieren Sie sich aktiv und bieten Unterstützung.

Mit der Bestellung zur*zum IT-Beauftragten werden die [Institute, Geschäftsbereiche, Stabsstellen, Tochtergesellschaften] dabei unterstützt, die verbindlichen Standards [des Instituts, der Organisationseinheit] in den Bereichen der Informationstechnologie (IT) und der Informationssicherheit umzusetzen und deren Einhaltung sicherzustellen.
Zum zielgerechten Einsatz der IT bedarf es einer effektiven Zusammenarbeit zwischen dem Geschäftsbereich IT [des Instituts, der Organisationseinheit] als Anbieter der IT und den jeweiligen Organisationseinheiten als Nutzer*innen. Zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung dieser Zusammenarbeit ist die Bestellung einer*eines IT-Beauftragten (ITB) und einer entsprechenden Vertretung in den [Instituten, Geschäftsbereichen, Stabsstellen, Tochtergesellschaften] der Nutzer*innen erforderlich. Die IT-Beauftragten sind zentrale Ansprechpartner*innen der jeweiligen Organisationseinheit der Organisations-IT und übernehmen eine koordinierende Funktion. Die*der IT-Beauftragte ist für informationstechnologische Fragestellungen zuständig und arbeitet dabei eng mit der Organisations-IT zusammen und informiert, berät und erkennt Handlungsbedarfe. Bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung von Standards engagiert sie*er sich aktiv und setzt Vorgaben der Organisations-IT um.

1. Beantragung von Hard- und Softwarelösungen, welche bereits im Standardportfolio [des Instituts, der Organisationseinheit] enthalten sind, erfolgen über den Webshop.
2. Beantragung von Hard- und Softwarelösungen, welche nicht im Standardportfolio des [des Instituts, der Organisationseinheit] enthalten sind, erfolgen ausschließlich über das IT Architekturboard.
3. Beantragungen von Netzanschlüssen erfolgen [per Ticket über den IT Service Desk, per Email an die IT-Beratungsstelle] der Organisations-IT.
4. Die Pflege von Berechtigungen und Benutzerobjekteigenschaften in der Domäne [Institut_Musterstadt.de] erfolgt über die Organisations-IT. Die*der IT-Beauftragte teilt dem IT Service Desk der Organisations-IT alle notwendigen Änderungen bezüglich Benutzerkennungen unverzüglich mit. Dies betrifft insbesondere auch das Ausscheiden und den Wechsel von Mitarbeitenden. Die Meldung erfolgt über das Antragsportal oder den IT Service Desk der Organisations-IT. Ausgenommen hiervon sind spezielle Applikationen, für die anderweitige Regelungen durch die Organisations-IT kommuniziert sind.
5. Die*der IT-Beauftragte übernimmt die Rolle für die*den Verteilerlistenmanager*in innerhalb seines Bereiches oder benennt eine*n Dritte*n, welche*r diese Rolle übernimmt.
6. Für Softwareprodukte, welche als Medizinprodukt der Medical Device Regulation unterliegen, stellt der*die IT-Beauftragte sicher, dass die Benennung von Key Usern (eingewiesenen Personen), gemäß §5 MPBetreibV, sichergestellt und dokumentiert ist.
7. Die*der IT-Beauftragte ist Ansprechpartner*in für ausscheidende Mitarbeitende bzgl. der rechtzeitigen Datenübergabe und dem Verbleib der Daten der ausgeschiedenen Mitarbeitenden in der Domäne [Institut_Musterstadt.de].
8. Geplante Änderungen an der IT-Infrastruktur innerhalb der Domäne [Institut_Musterstadt.de] sind der Organisations-IT rechtzeitig, mit nachvollziehbaren Informationen, mitzuteilen. Dies betrifft bspw. Umzüge von IT Material und Mitarbeitenden, Änderungen und Erweiterungen vorhandener Hardware, Installation zusätzlicher Software, sowie die Aktualisierung vorhandener Software.
9. Beschaffungen neuer Hard- und Softwarelösungen erfolgen ausschließlich über das IT Architekturboard, welches eine entsprechende Prüfung der Umsetzbarkeit und Integrationsfähigkeit durchführt und IT Standards für [das Institut, die Organisationseinheit] definiert. Entsprechende Anforderungen sind durch die*den IT-Beauftragte*n direkt an das IT Architekturboard zu stellen.
10. Die*der IT-Beauftragte ist für den sicheren Betrieb der von ihr*ihm installierten Software zuständig. Dies umfasst insbesondere die Installation von sicherheitsrelevanten Updates sowie die Berücksichtigung des Life Cycles der Software.
11. Die*der IT-Beauftragte unterstützt die Organisations-IT bei der Aufrechterhaltung der Informationssicherheit und informiert das Security Operation Center (SOC) unverzüglich bei Feststellung oder Kenntnisnahme über sicherheitsrelevante Ereignisse und Vorfälle und unterstützt bei deren Lösung gemäß den Vorgaben der Leit- und Richtlinie zur Informationssicherheit [am Institut, der Organisationseinheit] .
12. Im Falle von schwerwiegenden IT-Störungen am UKM, die auch die IT-Kommunikationssysteme beeinträchtigen, werden die IT-Beauftragten informiert. Die IT-Beauftragten leiten entsprechende Informationen an ihre Organisationseinheit weiter.
13. Im [Intranet] sind Name, Vorname, Titel, Berufsgruppe, Organisationseinheit, dienstliche Telefonnummer und die dienstliche Mailadresse von IT-Beauftragten veröffentlicht. Mobiltelefonnummern sind im DAKS (Digitaler Alarm- und Kommunikationsserver für die Versendung von automatisierten Alarm-Sprach-Meldungen) hinterlegt und dem Geschäftsbereich IT in einer nicht öffentlichen Liste bekannt.
14. Die*der IT-Beauftragte nimmt an regelmäßigen Treffen aller IT-Beauftragten und Vertretungen der Organisations-IT, mit dem Ziel des Erfahrungsaustausches und Problembesprechungen, teil. Die Einladung zu diesen Treffen erfolgt durch die Leitung der Organisations-IT und umfasst die jeweils zu dem Zeitpunkt am [Institut] gemeldeten IT-Beauftragten.

Die*der IT-Beauftragte steht sowohl für die jeweiligen Organisationseinheiten als auch für die Organisations-IT als zentrale*r Ansprechpartner*in zur Verfügung und übernimmt eine koordinierende Funktion zwischen diesen Bereichen.

Die*der IT-Beauftragte und deren*dessen Vertretung ist Mitarbeiter*in der meldenden Organisationseinheit und verfügt über grundlegende Kenntnisse in der Informationstechnologie (IT)

Die*der IT-Beauftragte ist verantwortungsbewusst, verfügt über die erforderliche Zuverlässigkeit und besitzt die Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten und ein kooperativem Kommunikationsverhalten.

• in postalischer Kommunikation ist die Briefvorlage [des Instituts, der Organisationseinheit] zu verwenden
• im E-Mail-Verkehr ist die E-Mail-Signatur [des Instituts, der Organisationseinheit] zu verwenden

Die Bestellung der IT-Beauftragten erfolgt durch die Leiter der jeweiligen Organisationseinheiten. Sie sind der Organisations-IT mittels des [Formulars im Intranet] bekannt zu geben und werden dann im Intranet veröffentlicht.