Die*der Datenschutzkoordinator*in (DSK) ist für alle Arbeitsgruppen zuständig in Bezug auf die Einhaltung der gesetzlichen, behördlichen Vorschriften [und/oder weitere Standards] zum Thema Datenschutz.

Die Leitung benennt für die Wahrnehmung ihrer Datenschutzaufgaben einen oder mehrere fachlich und persönlich geeignete Personen (Datenschutzkoordinator*innen).
Diese Aufgabe wird von der*dem Datenschutzkoordinator*in in der Regel neben ihrer*seiner Hauptaufgabe wahrgenommen.
Die*der Datenschutzkoordinator*in darf wegen der Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Die*der Datenschutzkoordinator*in hat die Aufgabe, Verfahrensabläufe im Hinblick auf die Einhaltung des Datenschutzes zu beobachten und auf datenschutzkritische Verhältnisse hinzuweisen. Dabei geht es nicht nur um die bloße Feststellung eines entsprechenden Mangels, sondern um die beratende Unterstützung zur Abstellung des Problems. Die*Der DSK ist zur Verschwiegenheit über Patient*innendaten und andere personenbezogene Daten verpflichtet, die ihr*ihm bei der Ausübung ihrer*seiner Aufgaben bekannt werden.
Nach der ersten Schulung sind die Datenschutzkoordinator*innen verpflichtet, jährlich selbst an Auffrischungsschulungen teilzunehmen, die von der*dem Datenschutzbeauftragten [der Universität, des Instituts] angeboten werden. Die Anmeldung erfolgt über das [(Anmeldeportal (Link),Intranet]. Die Teilnahme wird automatisiert in der Personalakte registriert.

Zur Identifikation von Datenschutzmängeln sind mindestens einmal jährlich stichprobenartige Kontrollen anhand von Checklisten durchzuführen, zu dokumentieren und die Ergebnisse der Leitung zur Kenntnis zu geben. Die Checklisten hierfür werden von der*dem zentralen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung gestellt. Zur Dokumentation müssen die ausgefüllten Checklisten für 5 Jahre aufbewahrt werden.

Neue Beschäftigte sind im Rahmen der Einarbeitung durch die*den Datenschutzkoordinator*in auf die bereichsspezifischen Datenschutzbelange hinzuweisen. An der jährlichen Schulung zum Datenschutz nehmen alle Beschäftigten im Rahmen des eLearnings teil. Es kann sinnvoll sein, dass die*der Datenschutzkoordinator*in, die Beschäftigten zu bereichsspezifischen Datenschutzthemen zusätzlich sensibilisiert. Dies kann im Rahmen von Teambesprechungen, Schulungsterminen o.ä. geschehen. Eine gesonderte Teilnehmerliste ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll, sofern es einen Schulungscharakter hat. In regelmäßigen Abständen spricht die*der Datenschutzkoordinator*in in Teambesprechungen das Thema Datenschutz an (Gibt es Probleme oder Datenschutzverletzungen? Etc.). Von der*dem Datenschutzbeauftragte*n verschickte Newsletter werden durch den*die Datenschutzkoordinator*in an die Beschäftigten des Zuständigkeitsbereichs weitergeleitet.

Darüber hinaus gehört es zu den Aufgaben, Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Einwilligungen und Dokumentationen von Verarbeitungstätigkeiten zu geben. Insbesondere die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten muss einmal jährlich auf Aktualität hin überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden.

Im Rahmen ihrer*seiner Aufgabe, auf die angemessene Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinzuwirken, hat die*der Datenschutzkoordinator*in kein Weisungsrecht. Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen liegt bei der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit. Die*der Datenschutzkoordinator*in ist bei der Ausübung ihrer*seiner Tätigkeit nicht weisungsgebunden.

Sie*er ist über das Geschehen in ihrer*seiner Organisationseinheit, soweit es einen Bezug zu ihrer*seiner Aufgabe hat, zu unterrichten. Sie*er wird von seinen Vorgesetzten und allen Beschäftigten unterstützt. Ihr*ihm sind von der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit die für ihre*seine Aufgaben erforderlichen Ressourcen (Geräte, Mittel und Zeit) in angemessenem Umfang zur Verfügung zu stellen.
Die*der Datenschutzkoordinator*in und die*der zentrale Datenschutzbeauftragte arbeiten zielführend in allen Angelegenheiten des Datenschutzes zusammen. Die*der Datenschutzkoordinator*in hat dazu das direkte und jederzeitige Vortragsrecht bei der*dem Datenschutzbeauftragten des UKM.

Die*der Datenschutzkoordinator*in muss über einschlägige Kenntnisse über Aufbau, Ablauf und Aufgaben seiner Organisationseinheit verfügen. Die*der Datenschutzkoordinator*in muss über grundlegendes Datenschutzwissen verfügen und in der Lage sein, dieses Wissen in seiner Organisationseinheit weiterzugeben und umzusetzen. Entsprechende fachliche Schulungen werden im [Schulungsportal, Intranet, Online (Link)] angeboten. Für die Bearbeitung/Aktualisierung von Verarbeitungstätigkeiten in der Datenschutzsoftware [Name und Link zur Software] können zur Unterstützung der*des Datenschutzkoordinator*in weitere Bearbeiter*innen zugewiesen und damit zuständig sein.

Die*der Datenschutzkoordinator*in sollte verantwortungsbewusst sein und die erforderliche Zuverlässigkeit besitzen und die Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten und ein kooperatives Kommunikationsverhalten haben.

• in postalischer Kommunikation ist die Briefvorlage [des Instituts, der Organisationseinheit] zu verwenden
• im E-Mail-Verkehr ist die E-Mail-Signatur [des Instituts, der Organisationseinheit] zu verwenden

Die Meldung über die Aufnahme der Tätigkeit an die*den zentralen Datenschutzbeauftragten wird über [das Intranet] vorgenommen. Die Wirksamkeit der Benennung beginnt mit der schriftlichen Benennung durch die*den zentrale*n Datenschutzbeauftragte*n. Soll die Durchführung der Funktion beendet werden, erfolgt diese Meldung ebenfalls über [das Intranet].