Inhaltsverzeichnis
Prozessbeschreibung: Kennzahlen
1. Zweck
Diese Prozessbeschreibung legt verbindlich die Verantwortlichkeiten und den Ablauf für die Erhebung und Auswertung von Kennzahlen fest. Die Zielwerte der Kennzahlen stellen die Qualitätsziele dar.
Der Geltungsbereich erstreckt sich auf [alle Arbeitsgruppen im Institut, gesamte Organisationseinheiten].
Für den Prozess ist die Leitung [des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y] verantwortlich.
2. Ablauf
2.1 Allgemeines
Um die Qualität der einzelnen Prozesse systematisch zu steuern und zu bewerten, werden für die Prozesse Kennzahlen erhoben.
2.2 Neue Kennzahlen
Die Leitung [des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y] legt zusammen mit den Prozessverantwortlichen die Kennzahlen fest, einschließlich dem übergeordneten Ziel, der Messmethode und der Zielwerte (Qualitätsziele). In den Prozessbeschreibungen sind die direkt einem Prozess zugeordneten Kennzahlen in einem separaten Kapitel definiert (siehe Kennzahlen).
Alle Kennzahlen und die Zielwerte (Qualitätsziele) werden zusammen mit den erreichten Werten in dem Formblatt: Kennzahlen geführt.
2.3 Erheben der Kennzahlen
Grundsätzlich sind die Prozessverantwortlichen für das Erheben der Kennzahlen für ihren Prozess verantwortlich. Es können aber auch andere Funktionsträger*innen, wie z.B. die Leitung [des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y] oder der*die Qualitätsmanagementbeauftragte als verantwortlich für die Erhebung bestimmt und entsprechend dokumentiert werden.
Je nach Art und Umfang der Kennzahlen werden diese, entsprechend der angegebenen Messmethode, aus den EDV-Daten generiert oder separat erhoben. Das Zusammenstellen der Daten zu Kennzahlen erfolgt mindestens jährlich, jeweils zum Beginn des folgenden Jahres.
2.4 Auswertung
Zu Beginn eines Jahres und bei Bedarf werden die Qualitätsziele für das vergangene Jahr zusammengefasst. Die Verantwortlichen für die Ermittlung der Kennzahlen übermitteln diese an die*den Qualitätsmanagementbeauftragte*n, die*der diese in das Formblatt: Kennzahlen einträgt.
In einer Besprechung mit der Leitung [des Institutes, der Abteilung X, der Arbeitsgruppe Y] werden die Kennzahlen und das Erreichen der Qualitätsziele besprochen. Gegebenenfalls werden die Kennzahlen und Zielwerte (Qualitätsziele) für das folgende Jahr der aktuellen Situation angepasst.
Die Qualitätsziele werden auch in die Managementbewertung mit aufgenommen.
3. Risiken und Chancen
Zu den einzelnen Teilabläufen werden Risiken / mögliche Fehler betrachtet, deren Folgen, Ursachen, die Maßnahmen zur Risikobeherrschung sowie die Bewertung der durchgeführten Maßnahmen und daraus abgeleiteten Chancen beschrieben (modifizierte qualitative FMEA zum risikobasierten Ansatz).
| Teilablauf | Risiko/Fehler | Folgen | Ursachen | Maßnahmen | Chancen* |
|---|---|---|---|---|---|
| Neue Kennzahlen | Zielwert (Qualitätsziele) wird nicht praxisgerecht festgelegt | Qualitätsziele wird nicht erreicht oder stark überschritten, Kennzahlen helfen nicht beim Lenken der Prozesse | Zu wenig Erfahrung bei der Festlegung | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, systematischer interner Erfahrungsaustausch, Know-how Transfer | Praxisgerechte Qualitätsziele |
| Erheben der Kennzahlen | Eine Kennzahl wird nicht vollständig erhoben | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht auswertbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den Qualitätsmanagementbeauftragte*n | Vollständige Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse |
| Auswertung | Kennzahlen werden nicht oder nicht rechtzeitig ausgewertet | Kennzahl und Qualitätsziele sind nicht nutzbar, Einschränkung der Lenkung des Prozesses | Unachtsamkeit, keine klaren Vorgaben | Vorgaben in dieser Prozessbeschreibung, Abfrage der Kennzahlen durch die*den Qualitätsmanagementbeauftragte*n | Vollständige Auswertung der Kennzahlen, optimale Lenkung der Prozesse |
* = Bewertung der durchgeführten Maßnahmen und daraus abgeleitete Chancen
4. Kennzahlen
Die folgenden Kennzahlen dienen zum Führen der Prozesse und beschreiben Grundlagen der Qualitätsziele. Die Zielgrößen werden im Formblatt: Kennzahlen geführt und fließen auch in die Managementbewertung mit ein.
| # | Informationen zu den Kennzahlen | |
|---|---|---|
| 1 | Übergeordnetes Ziel | |
| Diese Kennzahl soll überprüfen, dass alle Kennzahlen fristgerecht erhoben und eingetragen werden. Diese sind insbesondere wichtig für die Durchführung der Managementbewertung und somit für die jährliche Überprüfung der geplanten Qualitätsziele und der Evaluation von Verbesserungen. | ||
| Name der Kennzahl | Zielwert | |
| Anzahl der Kennzahlen, die nicht Ende Januar zur Verfügung stehen | 0 | |
| Messmethode | Verantwortlich für Erhebung | |
| Im Formblatt: Kennzahlen wird Ende Januar der Tab für das vergangene Jahr geöffnet und alle nicht ausgefüllten Istwerte gezählt. Hierbei wird Kennzahl 1 der managementbewertung nicht mitgezählt, da diese Kennzahl erst zu Ende Februar erhoben wird. Für die Kennzahl 1 aus der managementbewertung wird die Eintragung aus dem vorvergangenen Jahr geprüft, ob diese bis Ende Februar des vergangenen Jahres eingetragen wurde und falls nicht zu der ermittelten Anzahl addiert. | Qualitätsmanagementbeauftragte | |
5. Mitgeltende Dokumente und Freigabe
Mitgeltende Dokumente
Die Freigabe des Dokumentes, inklusive bestätigender Person und Zeitpunkt, wird am Anfang des Dokumentes geführt.